COMITÉ CONSULTATIF DES PARENTS DU PRÉSCOLAIRE 5 ANS ET DU PRIMAIRE (CCPP)

Les règlements généraux

MISSION :

Le Comité consultatif des parents du préscolaire 5 ans et du primaire (CCPP) est un forum pour rassembler les parents qui souhaitent améliorer le quotidien des enfants à l’école. Ce comité se veut un lieu pour encourager l’échange, la communication et la concertation, de façon régulière, entre les parents, les titulaires de classes, les spécialistes, les surveillants et la direction de l’école.

OBJECTIFS :

Par le biais d’activités et de projets spécifiques, le comité s’est fixé deux objectifs précis :

être à l’écoute des besoins des parents et des enfants;
travailler sur des projets reliés au bien-être des enfants au sein de l’école.

LES MEMBRES :

A priori, le comité est ouvert et tous les parents sont les bienvenus. Cependant, dans le but d'opérer de façon fonctionnelle, le comité en tant que tel est constitué d’un parent représentant de chacune des classes, de la Directrice générale de l'école, du président ou de la présidente du CCPP et, s'il y a lieu, du secrétaire du CCPP. Les tâches du secrétaire sont soit assumées par une même personne tout au long de l'année scolaire, soit à tour de rôle parmi les représentants de classe.

Les représentants de classe:

Mandat:

Assurer le lien entre le comité, le titulaire de classe et les parents, desquels il est le porte-parole. Le représentant de classe doit constituer une liste d'envois confidentiels par courriel pour communiquer avec les parents de la classe. Les coordonnées des parents sont remises aux représentants par la direction de l'école.
Apporter au comité les préoccupations et questions qui lui sont signalées par les parents de la classe. Le représentant de classe peut envoyer un courriel à tous les parents de la classe avant les réunions du CCPP pour recueillir leurs commentaires et ensuite faire un bref retour aux parents après la réunion;
Selon le besoin, participer aux travaux, à l'organisation des activités et aux sous-comités du CCPP.

Processus de sélection:

Les représentants de classes sont choisis parmi les parents qui se présentent à la première réunion du CCPP au début de l’année scolaire. Il peut avoir au maximum 2 représentants par classe. Si plus de 2 parents sont intéressés, un tirage au sort est fait pour déterminer les 2 représentants. La liste des représentants de classes est remise aux titulaires de classes, aux spécialistes et à tous les parents de l'école.

LES RÉUNIONS :

Le comité se réunit au moins 6 fois pendant l’année scolaire. Les dates et l’heure sont fixées en début d’année. Un calendrier des réunions pour l'année scolaire est ensuite remis aux membres. Au besoin, des comités sont créés pour travailler sur des dossiers spécifiques. L'ordre du jour est fixé par la présidente ou le président et il est envoyé aux membres avant la réunion. En plus des points statutaires, et du suivi de la dernière réunion, il y a un point pour les nouvelles des représentants de classe et pour les nouvelles de la direction. Selon le besoin, le CCPP peut choisir d'inviter des membres de l'équipe de l’école tels que, par exemple, la responsable des surveillants-midi, la psychoéducatrice ou la coordonnatrice pédagogique.
Un procès-verbal est rédigé par la-le secrétaire, et est ensuite envoyé à tous les parents de l'école par courriel. Le procès-verbal n'est pas mis sur le site de l'école, car il contient des informations confidentielles et le nom des enfants des personnes présentes aux réunions.

LES ACTIVITÉS STATUTAIRES

Au fil des années, le CCPP est devenu responsable de l'organisation et de la participation dans les activités suivantes:

Présentation par la présidente ou le président de la mission, des objectifs et du fonctionnement du CCPP lors de la soirée d'information pour les parents qui a lieu au début du mois de septembre;
Le comité des enjeux communs pour le préscolaire et le primaire. Créée à l'automne 2010, cette instance réunit des membres des 2 comités de parents soit : les 2 présidentes ou présidents, 2 membres de chaque comité, la directrice du préscolaire et la directrice générale de l'école. Ce comité a comme mandat de créer un rapprochement entre les 2 comités de parents et de discuter des dossiers qui sont communs à tous les parents de l'école. À titre d'exemples, on peut penser à la sécurité aux abords de l'école, à la propreté et aux poux. Le sous-comité se réunit 3 fois par année, à l'automne, pendant l'hiver et au printemps. L'ordre du jour est établi par les deux présidentes ou présidents des comités de parents. Un procès-verbal est rédigé dans le but de bien transmettre l'information aux 2 comités de parents;
La soirée d’information pour les parents sur la rentrée au secondaire. Cette soirée a lieu au mois de septembre et est animée par la directrice de l'école;
Les portes ouvertes. Les membres du CCPP participent à cette activité pour accueillir les nouveaux parents au début et à la fin de leur visite. Cette activité a lieu au mois de novembre;
Les rencontres avec les enseignants et le conseil d’administration, selon les besoins de la directrice générale;
La brigade des poux: Un comité de parents bénévoles fait l'inspection de la tête des enfants 4 fois par année;
L'organisation du petit-déjeuner de Noël dans la salle multifonctionnelle;
Les activités pour la semaine d’appréciation de tous les membres du personnel: Diverses activités sont organisées par le CCPP à la mi-février;
La vente de livres usagés qui a lieu au mois de juin durant la dernière semaine d'école.

LES OBJECTIFS ET PRIORITÉS ANNUELS

Au début de chaque année scolaire, les membres du CCPP fixent les objectifs et priorités qui seront travaillés pendant les réunions. À la dernière réunion de l'année, la présidente ou le président soumet aux membres un bilan du travail qui a été accompli au courant de l'année et en fonction des objectifs qui avaient été fixés. Les objectifs et priorités annuels ainsi que le bilan sont communiqués à tous les parents avec les procès-verbaux.

LE POSTE DE PRÉSIDENT(E)

La présidence du comité est assurée par un parent qui est élu parmi les parents de l'école.

Durée du mandat:
2 ans, avec possibilité de renouvellement. Avant la fin de la 2e année du mandat, il y a révision du mandat de la personne qui occupe le poste de président(e). Si nécessaire, un nouveau processus d'élection est tenu.

Description des tâches de la présidente ou du président:

Promouvoir la mission du CCPP au sein de l'école;
Maintenir le bon fonctionnement du CCPP selon la structure et les modalités de fonctionnement déjà établies;
Planifier, convoquer, animer et gérer les réunions du CCPP pendant l'année scolaire;
Selon le besoin ou en collaboration avec la ou le secrétaire du CCPP, rédiger tous les documents requis et pertinents pour le bon fonctionnement du CCPP : Convocation aux assemblées, ordre du jour, procès-verbaux;
Bien gérer et conserver tous les documents reliés au CCPP, et les remettre à la personne qui prend la relève à la fin de son mandat;
En collaboration avec les représentants de classes et les membres, la présidente ou le président propose les objectifs et priorités annuels, les projets, dossiers et activités qui seront travaillés et réalisés par le CCPP;
Rédiger le bilan annuel du CCPP;
Représenter les intérêts et les préoccupations du CCPP au sein des différentes instances de l'école: conseil d'administration, équipe-école, site internet, journal Entre les branches et selon les demandes spécifiques de la direction;
Participer et co-animer le comité des enjeux communs pour le préscolaire et le primaire;
Travailler en collaboration, en partenariat et sans ingérence avec la direction de l'école.

Critères requis pour présenter sa candidature:

Avoir des enfants inscrits au primaire à l'École Buissonnière;
Etre impliqué activement au sein du CCPP ou l'avoir déjà été à un moment donné;
Etre prêt à s'engager au sein du CCPP pendant 2 années consécutives;
Ne pas être membre du conseil d'administration de l'école;
Ne pas être membre de l'exécutif de la Fondation de l'école, c'est à dire, ni président, ni trésorier ni secrétaire;
Avoir des habiletés pour la communication orale et écrite.

Qualités recherchées:

Avoir des habiletés d'animation et de gestion d'un groupe d'adultes;
Sens du leadership;
Être capable de travailler en collaboration et en partenariat;
Être diplomate.

Processus de sélection:

La présidente ou le président annonce aux membres, durant le mois de mars de la deuxième année de son mandat, l'ouverture du processus de révision de son mandat ou bien un processus de sélection pour trouver une nouvelle présidente ou un nouveau président;
Le CCPP annonce ensuite à tous les parents de l'école les dates de la période de mise en candidature. Les personnes intéressées doivent signifier leur intention et faire parvenir à la présidente ou au président du CCPP un courriel ou une lettre à cet effet;
À la conclusion de la période de la mise en candidature, les noms des personnes qui ont postulé sont annoncés à tous les parents de l'école;
La date de l'élection est décidée lors d'une réunion du CCPP et est communiquée à tous les parents qui sont tous invités à venir voter en personne;
Avant le vote, les candidates ou les candidats peuvent se présenter brièvement et exprimer leur motivation pour assumer le poste de présidente ou de président;
Le vote est secret;
Les votes sont comptés par une personne neutre, membre de l'équipe-école et le résultat est ensuite annoncé à la réunion du CCPP;
Le nom de la nouvelle présidente ou du nouveau président est communiqué à tous les parents de l'école par courriel;
La nouvelle présidente ou le nouveau président amorce officiellement son mandat au début de la prochaine année scolaire. Une période d'apprentissage est prévue avec la présidente sortante ou le président sortant pour assurer le transfert des dossiers du CCPP.

LE POSTE DE SECRÉTAIRE

Le poste de secrétaire du comité est assuré par un parent membre du CCPP.

Durée du mandat:
Une année. Lors de la première réunion de la nouvelle année scolaire, la ou le secrétaire est élu (e) parmi les membres qui sont présents.

Description des tâches de la ou du secrétaire:

En collaboration avec la présidente ou le président du CCPP, la ou le secrétaire rédige tous les documents requis et pertinents pour le bon fonctionnement du comité : procès-verbaux, bilan annuel;
Travailler en collaboration, en partenariat et sans ingérence avec la direction de l'école.

Critères requis pour présenter sa candidature:

Avoir des enfants inscrits au primaire à l'École Buissonnière;
Être impliqué activement au sein du CCPP ou l'avoir déjà été à un moment donné;
Être prêt à s'engager au sein du CCPP pendant la prochaine année;
Ne pas être membre du conseil d'administration de l'école;
Ne pas être membre de l'exécutif de la Fondation de l'école, c'est-à-dire ni président ou présidente, ni trésorier ou trésorière ni secrétaire;
Être représentant ou représentante de classe;
Avoir des habiletés pour la communication écrite et orale;
Très bien maîtriser le français écrit.

Septembre 2011